Salesforce war jahrelang ein Tool „für die Großen“ – Enterprise-CRM, komplexe Lizenzmodelle, hohe Einstiegshürden.
Mit der Salesforce Free Suite, einem dauerhaft kostenlosen CRM für bis zu zwei User, greift der Marktführer jetzt allerdings kleine Unternehmen, Start-ups und Solo-Selbstständige direkt an.
In diesem Testbericht schauen wir uns an:
- Was die Free Suite konkret kann
- Wo die Grenzen liegen
- Für wen sich das Angebot lohnt
- Wie man damit von Anfang an eine saubere, skalierbare Datenbasis aufbaut
1. Was ist die Salesforce Free Suite?
Die Salesforce Free Suite ist ein vollständiges, aber begrenztes CRM-Paket, das speziell auf kleine Teams und Einzelunternehmer ausgerichtet ist. Es ist kein zeitlich begrenzter Testzugang, sondern ein dauerhaft kostenloses Angebot für bis zu zwei Benutzer.
Salesforce positioniert die Free Suite als Einstiegsprodukt in einer Dreiteilung:
- Free Suite – kostenlos, bis zu 2 User
- Starter Suite – günstige Einstiegsversion mit mehr Funktionen und unbegrenzten Usern
- Pro Suite – für Teams mit höherem Automatisierungs- und Integrationsbedarf
Die Idee dahinter:
Unternehmen sollen mit minimalem Risiko starten können – und bei wachsendem Team oder steigenden Anforderungen einfach innerhalb des Ökosystems nach oben skalieren.
2. Funktionsumfang: Was bekommt man kostenlos?
Die Free Suite umfasst die Kernfunktionen aus Vertrieb, Service und Marketing, die für kleine Unternehmen sofort nutzbar sind.
2.1 Sales-Funktionen
- Leads, Kontakte, Accounts, Opportunities
- Pipelines & Aktivitäten: Aufgaben, Aktivitäten-Feed, einfache Follow-up-Organisation
- Produkte & eine Preisbuch zur Angebotserstellung
- Berichte und Dashboards zur Auswertung der Sales-Pipeline
Für ein kostenloses CRM ist das bemerkenswert: Viele Wettbewerber beschneiden gerade hier stark.
2.2 Service-Funktionen
- Case Management – einfache Bearbeitung von Supportfällen
- Wissensverwaltung (Knowledge) – zentrale Ablage von Lösungen/FAQs
Damit eignet sich die Free Suite nicht nur für Vertrieb, sondern auch für ein kleines Support- oder Customer-Success-Setup.
2.3 Marketing-Funktionen
- Einfache E-Mail-Kampagnen mit begrenztem Volumen (z. B. ca. 100 E-Mails/Monat laut einigen Tests)
- Lead-Nurturing im Kleinen: einfache Sequenzen, keine große Marketing-Automation
Für vollwertige Marketing-Automation reicht das noch nicht – aber für erste Newsletter, Follow-ups oder einfache Kampagnen ist es ausreichend.
2.4 Integration & Kollaboration
Unsere Tests und Produktbeschreibungen zeigen, dass bereits in der Free Suite Integrationen und Kollaborationsmöglichkeiten enthalten sind, u. a.:
- Integration mit Gmail/Outlook – E-Mails lassen sich mit CRM-Datensätzen verknüpfen
- Mobile App – Zugriff von unterwegs
- Teilweise Slack-Anbindung für Zusammenarbeit im Team
Für ein kleines Team mit zwei Personen ist das mehr als ausreichend, um Sales, Service und Kommunikation in einem zentralen System abzubilden.
3. Die Limits der kostenlosen Salesforce-Version
Natürlich hat das Ganze Grenzen – Salesforce möchte ja, dass Unternehmen bei wachsender Komplexität irgendwann auf Starter oder Pro wechseln.
3.1 Harte Grenzen
- Maximal 2 Nutzer – das ist die wichtigste Limitierung
- Begrenztes E-Mail-Volumen für Marketing
- Eingeschränkte Automatisierung (z. B. nur einfache Flows, keine komplexen Prozessketten)
Außerdem konnten wir feststellen, dass:
- Rollen & Berechtigungen nur sehr einfach gehalten sind
- Fortgeschrittene Anpassungen (z. B. eigene Objekte, komplexe Automatisierung, Integrationen) den kostenpflichtigen Suites vorbehalten bleiben
3.2 Kein Ersatz für Enterprise-CRM – und das ist okay
Die Free Suite ist nicht dafür gedacht, ein großes Vertriebsteam mit komplexen Prozessen, Integrationen und individuellen Workflows abzubilden.
Sie ist vielmehr ein Kickstart-CRM, das Unternehmen sauber starten lässt – ohne Notlösungen in Excel, Outlook oder Notiz-Apps.
4. Free Suite vs. Starter vs. Pro – wann lohnt sich ein Upgrade?
Salesforce stellt selbst eine Vergleichsübersicht für Free, Starter und Pro zur Verfügung.
Free Suite
- 0 € Kosten
- 2 User
- Kernfunktionen für Sales, Service & einfache Marketing-Mails
- Basis-Reports & -Dashboards
Starter Suite
- Ab ca. 25 €/User/Monat (regional unterschiedlich)
- Unbegrenzte User
- Mehr Automatisierung & erweiterte E-Mail-Funktionen
- Commerce-Funktionen & erweiterte Sales-/Service-Features
Pro Suite
- Deutlich umfangreicher: Custom Objects, mehr Automatisierungen, tiefere Integrationen, komplexere Reporting-Möglichkeiten
Konkrete Upgrade-Signale
Ein Upgrade von Free auf Starter/Pro wird sinnvoll, wenn:
- Mehr als zwei Personen aktiv mit dem CRM arbeiten sollen
- Anspruchsvollere Marketing-Automation benötigt wird
- Individuelle Prozesse, zusätzliche Objekte oder Integrationen (z. B. ERP, E-Commerce, CPQ) notwendig werden
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte wichtiger werden
5. Der strategisch wichtigste Punkt: Strukturierte Daten als Fundament
Der vielleicht unterschätzte Vorteil der Free Suite:
Schon ab Tag 1 werden Kundendaten in einem sauber modellierten, skalierbaren Datenmodell erfasst.
Statt:
- Excel-Listen
- E-Mail-Verläufe in einzelnen Postfächern
- Vertriebs-Know-how „im Kopf“
gibt es:
- Klare Entitäten: Lead – Kontakt – Account – Opportunity – Case
- Einheitliche Felder und Datentypen
- Berichtsfähige Datenstrukturen (Reports & Dashboards)
Warum das so wichtig ist
Saubere Daten heute = weniger Migrationsschmerz morgen
Wenn das Unternehmen wächst und ein Upgrade auf Starter/Pro oder zusätzliche Clouds ansteht, sind die Daten bereits im richtigen Modell. Es müssen keine chaotischen Excels oder Insellösungen migriert werden.Frühe Datenqualität zahlt sich langfristig aus
Einheitliche Pflichtfelder, Picklisten, Validierungen – all das sorgt schon in der Free Suite dafür, dass Daten konsistent und auswertbar sind.Fundament für Automatisierung & KI
Tools wie Salesforce-Flows, später auch KI-Funktionen, können nur gut arbeiten, wenn die zugrundeliegenden Daten sauber sind. Die Free Suite ist also mehr als ein Spielplatz – sie ist das Datenfundament der Zukunft.
6. Nutzererlebnis: Wie fühlt sich die Free Suite im Alltag an?
Wir haben festgestellt, dass die Free Suite vor allem auf Einfachheit und Onboarding optimiert ist: reduzierte Komplexität, geführte Setups und ein fokussiertes Interface.
Aus unserer Sicht lassen sich folgende Eindrücke zusammenfassen:
- Setup in Minuten: Konto erstellen, Grunddaten pflegen, fertig
- Geführte Workflows helfen gerade CRM-Einsteigern, die richtigen Schritte zu gehen
- Kein Konfigurations-Overkill – viele Optionen, die in Enterprise-Org stören könnten, sind hier bewusst nicht sichtbar
Für Teams, die von Excel kommen, ist das ein riesiger Schritt nach vorne ohne zu überfordern!
7. Für wen ist die Salesforce Free Suite geeignet?
7.1 Ideal geeignet für
- Start-ups in der Frühphase
Zwei Gründer:innen, erste Kunden, erste Deals – perfekter Zeitpunkt, um strukturiert loszulegen. - Solo-Selbstständige & Freiberufler:innen
Berater:innen, Coaches, kleine Agenturen, die Kundendaten, Sales-Pipeline und Kommunikation sauber an einem Ort halten wollen. - Kleine Sales- oder Customer-Success-Teams (1–2 Personen)
Wenn klar ist, dass später mehr kommt, aber man heute noch kein Budget für Lizenzen freigeben möchte. - Unternehmen, die Salesforce „risikofrei“ testen möchten
Bevor man große Projekte oder Enterprise-Lizenzen entscheidet, kann man mit der Free Suite Kultur, Prozesse und Akzeptanz prüfen.
7.2 Weniger geeignet für
- Unternehmen, die sofort >2 aktive Nutzer brauchen
- Organisationen mit komplexen Prozessen, vielen Schnittstellen und individuellen Objekten
- Teams, die direkt mit Marketing-Automation, umfangreicher Segmentierung und Multi-Channel-Kampagnen starten möchten
Für diese Fälle ist es sinnvoll, direkt mit Starter oder Pro zu beginnen – die Free Suite wäre dann zu eng.
8. Next Steps für einen erfolgreichen Start mit der Free Suite
Wenn du die Free Suite nicht nur „ausprobieren“, sondern strategisch nutzen willst, sind diese Schritte sinnvoll:
Datenmodell definieren
– Welche Informationen werden bei Lead, Kontakt, Account und Opportunity wirklich benötigt?
– Welche Felder sollten Pflichtfelder sein?
– Wo braucht es sinnvolle Picklisten, um Auswertungen zu ermöglichen?Prozess vom Lead zum Kunden klarziehen
– Wie kommt ein Lead ins System (Formular, Import, manuell)?
– Wann wird aus einem Lead ein Kontakt/Account?
– Welche Stufen hat die Opportunity-Pipeline?Datenmigration bewusst durchführen
– Bestehende Excel-Listen bereinigen (Dublettenkontrolle, einheitliche Schreibweisen)
– Wichtigste Kunden und offenen Opportunities importieren
– Lieber „sauber und schlank“ starten als „alles rein kippen“.Berichte & Dashboards früh definieren
– Welche Kennzahlen sind wirklich wichtig? (z. B. offene Opportunities, Pipeline nach Phase, neue Leads pro Woche)
– Dashboards so gestalten, dass sie im Daily Business wirklich genutzt werden.Zukunft mitdenken
– Felder und Strukturen so planen, dass sie mit Starter/Pro und weiteren Clouds mitwachsen können
– Naming-Conventions, Kommentare und Dokumentation nicht vergessen (auch in einer kleinen Org).
So wird die Free Suite zu mehr als nur einem „kostenlosen Tool“ – sie wird zum Grundstein einer skalierbaren Salesforce-Landschaft.
9. Fazit: Lohnt sich die Salesforce Free Suite?
Aus heutiger Sicht (Ende 2025) lässt sich sagen:
Ja! Die Salesforce Free Suite ist ein starkes Angebot für kleine Teams und ein strategisch kluger Einstieg ins Salesforce-Ökosystem.
Stärken:
- Echter, vollwertiger CRM-Kern (Sales, Service, einfaches Marketing)
- Dauerhaft kostenlos, bis zu zwei Nutzer
- Sauberes, skalierbares Datenmodell von Anfang an
- Gute Basis für späteres Upgrade auf Starter oder Pro
Schwächen bzw. bewusste Einschränkungen:
- Hartes Limit von 2 Usern
- Begrenzte Automatisierung und E-Mail-Volumen
- Keine tiefen Anpassungen und Integrationen
Der entscheidende Mehrwert liegt nicht nur in „kostenloser Software“, sondern darin, dass du:
- Kundendaten strukturiert und zukunftsfähig ablegst,
- deine Prozesse früh in einem professionellen CRM abbildest,
- und bei Wachstum nahtlos skalieren kannst – ohne Datenchaos und ohne kompletten Systemwechsel.
